Полезные привычки в Excel: три онлайн приложения Office

Внимание: эта статья была опубликована в марте 2016. В настоящее время онлайн приложения XLTools.net, упомянутые в статье, недоступны в AppSource.

Работая в Excel, мы часто не ставим под сомнение привычные действия, давно ставшие рутиной. Нужно поставить дату в ячейку? Вручную вводим день, месяц, год, жмем на Формат ячеек, назначаем тип даты, корректируем дату, т.д. Нужно сохранить таблицу в формате CSV? Копируем данные на новый лист Excel, Файл, Сохранить как CSV, снова открыть исходный файл…

10-15 привычных кликов отточены до автоматизма и, кажется, неизбежны. Время менять эти непродуктивные привычки на полезные с помощью бесплатных надстроек в Office Store.

Привычка 1. Вставка дат в ячейки Excel с помощью календаря

Такая простая операция, как ввод дат в ячейки, может занять возмутительно много времени. Попробовав надстройку «Календарь» для Excel пару раз, уже не захочется возвращаться к вводу дат вручную.

Вручную вводим день, месяц, год – задаём нужный формат ячейки и тип даты – при необходимости исправляем ошибки.

• В каком порядке день/месяц/год?
• Какой разделитель «-» или «/»?
• На какой день недели выпадает дата?
• На какую неделю выпадает дата?

Выбираем ячейку – выбираем дату из календаря – готово!

• Используются системные настройки формата даты.
• Отображаются дни недели и номера недель.
• «Встроенный» календарь можно отправить коллегам.

Привычка 2. Преобразование сводных таблиц в плоский список с помощью надстройки

Сводные, или двумерные таблицы – это уже наглядный результат некоторого анализа первичных данных. А что если вам необходимо получить первичный плоский список, чтобы проанализировать данные под другим углом? Попробуйте надстройку «Преобразование таблиц».

1. Кропотливо копируем/вставляем вручную.
2. Или пишем макрос.

• Что если работаем с большой таблицей?
• Как избежать ошибок при копировании?
• Как написать макрос непрофессионалу?

Выбираем диапазон таблицы – указываем, где поместить плоский список – готово.

• Преобразует диапазоны любого размера.
• Все значения перенесены без ошибок.
• Не нужно знания VBA макросов.

Привычка 3. Экспорт данных из Excel в CSV с помощью надстройки

Кто часто работает с экспортом данных, тому знакома утомительная конвертация Excel таблиц в текстовый формат CSV, при этом исходный файл нужно постоянно открывать заново. Надстройка «Экспорт в CSV» сэкономит ваше время и силы.

1. Сохраняем Excel файл как файл CSV.
2. Или пишем макрос.

• Исходный файл XLSX автоматически закрывается.
• Как экспортировать не весь лист, а небольшой диапазон?
• Можно ли изменить разделитель в CSV?
• Как написать макрос непрофессионалу?

Выбираем диапазон таблицы – выбираем тип разделителя – готово.

• Исходный XLSX файл не закрывается и не меняет расширение.
• Экспортируется любой выбранный диапазон.
• Варианты разделителя: запятая, точка с запятой или табуляция.
• Не нужно знания VBA макросов.

Формируйте продуктивные привычки

В Магазине Office уже более 200 удобных надстроек, доступных прямо из интерфейса Excel. Когда вы в следующий раз поймаете себя на мысли, что какие-то операции в Excel превратились в привычную трудоёмкую рутину, загляните в Office Store. Возможно, уже есть решение, чтобы заменить вашу непродуктивную привычку на полезную!