Выполняйте запланированные задачи в Excel в заданное время и с указанным интервалом

Иногда в Excel может быть необходимо выполнять запланированные задачи, например, обновлять рабочую книгу каждые несколько часов или генерировать отчет каждое утро понедельника. Возможно, вы уже пробовали создать повторяющийся макрос или настроить выполнение макроса через Планировщик заданий Windows. Если так, то вы знаете, что это не так просто.

Инструмент XLTools «Планировщик задач» позволяет создать и автоматически выполнить задачи в заданное время гораздо удобнее. Как это работает:

«Планировщик задач» – это один из 20+ инструментов в составе надстройки XLTools для Excel. Работает в Excel 2019, 2016, 2013, 2010, десктоп Office 365.

Скачать XLTools для Excel

Вы всегда можете посмотреть список запланированных задач в «Планировщике задач» XLTools, отредактировать, удалить или создать новые.

Внимание: Чтобы использовать «Планировщик задач» XLTools, запустите Excel от имени администратора. XLTools интегрирован с Планировщиком заданий Windows, поэтому задачи будут выполняться, даже если Excel закрыт в момент запуска задачи. Для этого необходимы права администратора.

1. Откройте любую книгу Excel Откройте вкладку XLTools В группе Автоматизация нажмите Планировщик задач Откроется окно.

   

   

2. Посмотрите меню:

   • Запланировать новую задачу, посмотрите как
   • Скопировать выбранную задачу
   • Изменить выбранную задачу: используйте эту кнопку или дважды кликните по задаче
   • Удалить выбранную задачу(и)
   • Выполнить выбранную задачу сейчас: запускает выполнение выбранной задачи в этот момент
   • Открыть папку связанной книги: открыть книгу, которая содержит команды автоматизации для этой задачи

3. Посмотрите на список запланированных задач и краткой информацией:

   • Статус: активна или истекла, в очереди или выполняется
   • Повтор: кратко
   • Последний запуск
   • Результат последнего запуска

4. Выберите любую задачу и посмотрите вкладку «Детали»:

   • Связанная книга и ее расположение
   • Повтор: подробно
   • Время начала и завершения
   • Статус: активна или истекла, в очереди или выполняется
   • Время следующего запуска
   • Время последнего запуска
   • Результат последнего запуска

5. Выберите любую задачу и посмотрите вкладку «История»:

   • Время всех предыдущих запусков
   • Полные результаты запуска: успешно или сведения об ошибке

«Планировщик задач» позволяет запланировать задачи в Excel, чтобы они выполнялись в заданное время и по любому повторяющемуся расписанию: каждые несколько часов, дней, недель, месяцев, т.д.

1. Запустите Excel от имени администратора.

2. Откройте книгу с вашими командами автоматизации. К примеру, книгу с автоматизированным процессом, который создает список просроченных платежей и экспортирует его в CSV формат.

   

   

3. На вкладке XLTools кликните по выпадающему списку возле кнопки Планировщик задач Нажмите Запланировать новую задачу Откроется окно.

   

   

4. Назовите задачу, например, «Отчет о просроченных платежах».

5. Обратите внимание, что поле «Из этого диапазона» уже автоматически заполнено указанием расплолжения этой книги.

6. Выберите диапазон с командами автоматизации: A1:B29.

7. Укажите повторяющееся расписание:

   • Начать: задача будет запущена 20 июня в 9:00
   • Завершить: задача истечет и больше не будет запускаться после 20 сентября 9:00
   • Повтор: выберите еженедельно, отметьте каждый понедельник

   

   

8. Нажмите ОК Готово, задача запланирована Она появится в списке задач Когда наступит назначенное время, задача будет автоматически выполнена.

Внимание: Мы старалась сделать так, чтобы обработка шла как можно эффективнее. Она идет фоновым процессом, но периодически вы будут замечать, что Excel открывается и закрывается на какие-то краткие моменты. Время обработки зависит от сложности автоматизированных задач, размера файлов и мощностей вашего компьютера.