Контроль версий: управление версиями документа Excel и отслеживание изменений книги

Некоторые досадные ошибки знакомы каждому пользователю Excel. Вы или ваши коллеги можете по ошибке ввести неверные значения или даже случайно удалить ценные данные. Функция MS Excel «Отслеживать исправления» имеет свои ограничения: журнал изменений периодически удаляется, функция не подразумевает сохранения резервных копий и работает только в обdщих книгах. Есть ли способ сохранять данные без создания множества резервных копий или сложных макросов?

Надстройка XLTools «Контроль версий» решит эти насущные задачи и надёжно сохранит данные:

  • Сохранение версий в один клик и отслеживание изменений книги
  • Сравнение версий и выделение различий
  • Надёжное хранение версий в Git-репозитории на вашем компьютере
  • Ведение журнала изменений и восстановление предыдущих версий в любое время
  • Совместная работа с документом с отслеживанием кто, когда и какие изменения вносил

Вы также можете включить контроль версий проектов VBA.

 

Добавить «Контроль версий» в Excel 2016, 2013, 2010, 2007

Подходит для: Microsoft Excel 2016 – 2007, desktop Office 365 (32-бит и 64-бит).

Скачать надстройку XLTools

Кнопка контроля версий Excel

 

Как работать с надстройкой:

 

Как отслеживать изменения в Excel с «Контролем версий»

Надстройка XLTools «Контроль версий» для книг Excel — это инструмент для контроля изменений и управлениями версиями доумента. С его помощью можно отслеживать изменения файлов Excel и видеть кто, когда и какие изменения вносил.

  1. Откройте книгу > Нажмите кнопку «Включить» на панели инструментов XLTools.
    Или: откройте «Настройки» XLTools > Вкладка «Контроль версий» > «Включить».
  2. Далее вы сможете сохранять версии книги и отслеживать изменения между версиями.

Включить XLTools Контроль версий для Excel

 

Как сохранить версию книги Excel в Журнал изменений

  1. Убедитесь, что Контроль Версий включен:
    Нажмите кнопку «Включить» на вкладке XLTools, или откройте «Настройки» > Вкладка «Контроль версий» > «Включить».
  2. Нажмите кнопку «Сохранить изменения» > Откроется диалоговое окно.
  3. Добавьте содержательный комментарий, чтобы отличить эту версию от других, напр. «Исходный файл» > ОК.
    Совет: перед внесением изменений сохраните исходный документ в Журнал изменений. Это позволит сравнить с ним последующие версии, а также при необходимости восстановить исходный файл.
  4. По мере редактирования книги сохраняйте версии в Журнал изменений так часто, как сочтёте нужным:
    Внесите изменения > Как будете готовы, нажмите «Сохранить изменения» > Добавьте комментарий > ОК.

Внимание: новая версия сохраняется только при нажатии кнопки «Сохранить изменения». При обычном сохранении файла, версия книги не сохраняется в Журнал изменений.

XLTools Контроль версий Предпросмотр и сохранение версии книги Excel

 

Как посмотреть и сравнить недавние изменения (diff) до сохранения версии

  1. Внесите изменения > Нажмите кнопку «Сохранить изменения».
  2. Дважды кликните мышкой по изменённому листу для предспросмотра и сравнения изменений (diff).
  3. Откроется новая временная книга с текущей и новой версиями на отдельных вкладках. В новой версии изменения выделены красным цветом.
  4. Посмотрите результат > Нажмите ОК, чтобы сохранить версию, или Отмена, чтобы вернуться к редактированию книги.

 

Как сохранять версии книги Excel в Git репозиторий

Все версии книги, сохранённые в Журнал изменений, хранятся в git-репозитории на вашем компьютере. Git — это широко используемая система контроля изменений, она безошибочно регистрирует все изменения и не занимает много места на диске.

Сразу после включения «Контроля версий», в той же папке, где хранится ваша книга Excel, автоматически появится папка «НазваниеКниги_Revisions». Это git-репозиторий, в котором хранятся все версии данной книги.

Важно: не удаляйте, не переименовывайте, не перемещайте эту папку. В противном случае история изменений будет утеряна. 

XLTools Контроль версий Git репозиторий для версий книги Excel

 

Как открыть Журнал изменений и посмотреть кто и когда вносил изменения

  1. Нажмите кнопку «Журнал изменений» на вкладке XLTools > Откроется окно со всеми сохранёнными версиями.
  2. Изучите список версий: он содержит комментарии, автора и точное время сохранения версии.

 

Как сравнить две версии рабочего листа Excel

  1. Нажмите кнопку «Журнал изменений» > Откроется окно со всеми сохранёнными версиями.
  2. Раскрывайте/сворачивайте список, чтобы найти нужные версии листа для сравнения.
  3. Выделите два листа Excel, удерживая клавишу Ctrl > Нажмите «Показать изменения».
  4. XLTools сгенерирует новую временную книгу. На листе «Новой» версии изменения наглядно выделены красным.

XLTools Сравнить версии листов Excel

 

Как восстановить и вернуться к предыдущей версии книги Excel

Вы можете открыть любую предыдущую версию рабочей книги и сохранить её как отдельный файл. Это полезный инструмент сохранения резервных копий — вы в любое время можете открыть и восстановить более раннюю версию документа.

  1. Нажмите кнопку «Журнал изменений» > Выберите версию книги, которую хотите восстановить.
  2. Нажмите кнопку «Сохранить» > Присвойте имя и сохраните как отдельный файл Excel.
    Или: нажмите кнопку «Открыть», чтобы сначала открыть эту версию > Файл > Сохранить как > Присвойте имя и сохраните файл.

XLTools Восстановить предыдущую версию документа Excel

 

Как использовать «Контроль версий» для общей книги Excel

Надстройка XLTools «Контроль версий» помогает эффективно организовать совместную работу над общим документом.

  1. Убедитесь, что надстройка XLTools установлена на компьютере каждого члена команды.
  2. Поместите рабочую книгу в общую папку в вашей сети > Разрешите доступ к книге всем членам команды.
    Внимание: чтобы сохранять версии, участники команды должны иметь права на чтение и редактирование книги. Это не позволит кому-либо вне команды редактировать книгу, находящуюся под контролем версий.
  3. Каждый участник команды может сохранять и сравнивать версии и просматривать Журнал изменений.

 

Как включить «Контроль версий» для макросов VBA

Разработчики VBA и продвинутые пользователи Excel могут также отслеживать и сравнивать изменения в коде VBA.

 

Появились вопросы или предложения? Оставьте комментарий ниже.

 

 

8 Responses to Контроль версий: управление версиями документа Excel и отслеживание изменений книги

  1. Алексей says:

    Здравствуйте.
    Хотелось бы попробовать «Контроль версий».
    Вышлите и мне, пожалуйста, пробную версию

    • Maria Balobanova says:

      Алексей, спасибо за интерес к XLTools! Скачайте надстройку, и ключ пробной лицензии будет отправлен на Ваш email (если нет — проверьте, пожалуйста, папку спам). Пробный период на 14 дней дает полный доступ ко всем возможностям XLTools, в т.ч. Контроль Версий, SQL запросы, т.д.

  2. Павел says:

    Здравствуйте.
    Хотелось бы попробовать «Контроль версий».
    Вышлите и мне, пожалуйста, пробную версию.

  3. Валентина says:

    Добрый день.
    Заинтересовала надстройка «Контроль версий».
    Вышлите мне, пожалуйста, пробную версию.

    Спасибо вам за вашу работу!

  4. Артур says:

    Добрый день! Заинтересовал Ваш продукт -контроль версий, вышлите пожалуйста пробную версию.

    • Maria Balobanova says:

      Артур, добрый день. Отправила Вам email — пожалуйста, подтвердите ответным письмом.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *