Ведите учёт истории изменений в книгах Excel, отслеживайте и сравнивайте изменения

Язык видео: английский. Субтитры: русский, английский. (Внимание: видео может не отражать последние обновления. Используйте инструкцию ниже.)

Некоторые досадные ошибки знакомы каждому пользователю Excel. Вы или ваши коллеги можете по ошибке ввести неверные значения или даже случайно удалить ценные данные. Функция MS Excel «Отслеживать исправления» имеет свои ограничения: история изменений периодически удаляется, функция не подразумевает сохранения резервных копий и работает только в общих книгах. Есть ли способ сохранять данные без создания множества резервных копий или сложных макросов?

Инструмент «Контроль версий» решит эти задачи и надёжно сохранит данные:

  • Ведите учёт изменений в книге
  • Проверяйте журнал изменений: кто и когда редактировал файл
  • Восстанавливайте и откатывайтесь до любой предыдущей версии
  • Сравнивайте версии с выделением изменённых ячеек
  • Храните историю изменений в Git репозитории на вашем компьютере

Перед началом работы добавьте «Контроль версий» в Excel

«Контроль версий для книг» – это один из 20+ инструментов в составе надстройки XLTools для Excel. Работает в Excel 2019, 2016, 2013, 2010, десктоп Office 365.

– пробный период дает 14 дней полного доступа ко всем инструментам.

Как включить «Контроль версий» в Excel и начать отслеживать изменения

Надстройка XLTools «Контроль версий для книг» — это инструмент для контроля изменений и управлениями версиями документов Excel. С его помощью можно отслеживать изменения файлов Excel и видеть кто, когда и какие изменения вносил.

  1. Откройте книгу Нажмите кнопкуВключитьна панели инструментов XLTools.
  2. В окне настроек нажмитеВключить Готово, теперь для этой рабочей книги ведется учёт истории изменений. Далее вы можете сохранять версии книги.
Или:откройтеНастройкиXLTools Вкладка «Контроль версий» Включить.

Как сохранять (commit) версии рабочей книги Excel в Журнал изменений

Когда вы включите Контроль Версий для рабочей книги, рекомендуем сразу сохранить исходную версию в Журнал изменений. Это позволит сравнивать с ней последующие версии, а при необходимости восстановить исходную книгу.

  1. Нажмите кнопкуСохранить изменения Откроется диалоговое окно.
  2. Добавьте содержательный комментарий, напр. «Исходная версия» OK Готово, исходная версия сохранена в Журнал изменений.

По мере редактирования книги сохраняйте версии в Журнал изменений. Рекомендуем сохранять версию после любых существенных изменений или так часто, как сочтёте нужным.

  1. Внесите изменения Как будете готовы сохранить версию, нажмитеСохранить изменения.
  2. Добавьте комментарий OK.
Совет:пишите содержательные комментарии. Это поможет отличить версии друг от друга и найти нужную в Журнале изменений.

По умолчанию новая версия сохраняется в Журнал изменений по нажатию кнопкиСохранить измененияна панели инструментов. Если вы хотите, чтобы версия сохранялась каждый раз при обычном сохранении файла, задайте это в настройках:

  1. ОткройтеНастройкиXLTools Вкладка «Контроль версий».
  2. Отметьте чекбокс «Сохранять версию в Журнал изменений каждый раз, как я сохраняю книгу с изменениями».

Как посмотреть и сравнить недавние изменения (diff) до сохранения версии

  1. Внесите изменения в книгу НажмитеСохранить изменения Откроется диалоговое окно.
  2. Для предпросмотра и сравнения изменений дважды кликните мышкой по отредактированному листу в списке.
  3. Откроется временный файл, и на листе «Новой» версии изменённые ячейки будут выделены красным цветом.
  4. Посмотрите результат Закройте временный файл Нажмите ОК, чтобы сохранить эту новую версию, или Отмена, чтобы вернуться к редактированию книги.

Как версии книги Excel сохраняются в Git репозиторий

Все версии книги, сохранённые в Журнал изменений, хранятся в Git репозитории на вашем компьютере. Git — это широко используемая система контроля изменений, она безошибочно регистрирует все изменения и не занимает много места на диске.

Сразу после включения «Контроля версий», в той же папке, где находится ваша книга Excel, автоматически появится папка «НазваниеКниги_Revisions». ЭтоGit репозиторий, в котором будет храниться вся история изменений данной книги. Каждый раз, как вы сохраняете версию (commit), она сохраняется в репозиторий.

Внимание:это важно – не удаляйте, не переименовывайте, не перемещайте эту папку репозитория. В противном случае история изменений будет утеряна.

Журнал изменений содержит список всех ранее сохранённых версий.

Нажмите кнопкуЖурнал измененийна вкладке XLTools Откроется Журнал изменений.

  • Просматривайте список версий: он отображает комментарии, имена авторов и время, когда версия была сохранена. Можно отслеживать, кто и когда вносил изменения.
  • Фильтруйте сохранённые версии и ищите нужную. Введите запрос в поле поиска, и поиск пройдет по названиям версий, комментариям, авторам и датам.
  • Посмотрите меню инструментов: свернуть или развернуть список, открыть, сохранить, откатиться и сравнить версии.

Как сравнить две версии рабочего листа Excel

Вы можете легко сравнить две версии рабочего листа друг с другом:

  1. Нажмите кнопкуЖурнал изменений Откроется журнал.
  2. Удерживая клавишу Ctrl, выделите два листа, которые вы хотите сравнить > В меню журнала или в контекстном меню по правому клику мыши выберитеСравнить две выбранные версии.

  3. Откроется временная книга. На листе «Новой» версии изменения будут наглядно выделены красным цветом.
Внимание:инструмент «Контроль версий» сравнивает значения в ячейках. Если значения ячеек в двух версиях отличаются, они быдет выделены. «Контроль версий» не отслеживает (пока) изменения в формулах, форматах, добавленные или удаленные строки и столбцы.

Таким же образом вы можете сравнить любую версию рабочего листа с предыдущей или текущей версией:

  1. Нажмите кнопкуЖурнал изменений Выделите любую версию листа.
  2. В меню журнала или в контекстном меню по правому клику мыши выберитеСравнить с Предыдущей версиейилиСравнить с Текущей версией.
  3. Откроется временная книга, изменённые ячейки будут выделены.

Как сравнить две версии рабочей книги с помощью надстройки Inquire

Инструмент «Контроль версий» интегрирован с надстройкой Inquire. Она помогает сравнивать версии документа Excel более детально.

Inquire – это бесплатная надстройка от Microsoft, доступная в Office Professional Plus. Посмотрите, каквключить Inquire в Excel.

  1. Нажмите кнопкуЖурнал изменений Откроется журнал.
  2. Удерживая клавишу Ctrl, выделите две книги, которые вы хотите сравнить В меню журнала или в контекстном меню по правому клику мыши выберитеСравнить две выбранные версии в Inquire.

  3. Результат сравнения откроется в Inquire: посмотрите, где были изменения значений, формул, структуры документа, форматов, т.д

Таким же образом вы можете сравнить любую версию рабочей книги с предыдущей или текущей версией:

  1. Нажмите кнопкуЖурнал изменений Выделите любую версию книги.
  2. В меню журнала или в контекстном меню по правому клику мыши выберитеСравнить с Предыдущей версией в InquireилиСравнить с Текущей версией в Inquire.
  3. Результат сравнения откроется в Inquire.

Как восстановить и вернуться к предыдущей версии книги Excel

Чтобы открыть, сохранить или откатиться до любой предыдущей версии рабочей книги:

  1. Нажмите кнопкуЖурнал изменений Выберите нужную версию книги.
  2. В меню журнала или в контекстном меню по правому клику мыши выберите нужную операцию:

    • Открыть эту версию книги
    • Сохранить эту версию книги как
    • Откатиться до этой версии книги

Как использовать «Контроль версий» для общей книги Excel

Надстройка XLTools «Контроль версий» помогает эффективно организовать совместную работу над общим документом.

  1. Убедитесь, что надстройка XLTools установлена на компьютере каждого члена команды.
  2. Поместите рабочую книгу в общую папку на локальном диске Разрешите доступ к книге всем членам команды Дайте им права на чтение и редактирование книги. Никто вне команды не сможет редактировать документ, который находится под Контролем версий.
  3. Каждый участник команды может сохранять и сравнивать версии и просматривать Журнал изменений.

Как использовать «Контроль версий» для макросов VBA in Excel

Если вы работаете с макросами в Excel, вы можете использовать «Контроль версий» дляотслеживания и сравнения изменений в ваших VBA проектах.

Ограничения при работе с «Контролем версий»

Если файл сохранён в сетевой папке или на облачном диске, «Контроль версий» может выдатьошибки пути к файлу(«слишком длинный путь к файлу»). Чтобы хранить историю версий, Git репозиторий создаёт вложенные папки, и иногда путь к этим папкам может превышать лимит Windows.

Наши разработчики уже ищут решение. Пока рекомендуем попробовать сократить путь к сетевой папке, а также название файла. Или сохраняйте документы под Контролем версий на локальном диске на вашем компьютере.

Any questions or suggestions?
ТеванЗдравствуйте. А есть ли решение позволяющее "делиться" изменениями с другими пользователями, работающими над одним файлом? Говоря в терминах git, есть ли возможность работать с удалённым репозиторием: git pull, git push, git merge, git rebase и т.п.?
Сентябрь 21, 2017 at 15:07
Maria BalobanovaПока такой возможности нет. Спасибо за предложение! Подумаем, как можно реализовать в следующих версиях.
Октябрь 4, 2017 at 13:55
АлексейЗдравствуйте. Хотелось бы попробовать «Контроль версий». Вышлите и мне, пожалуйста, пробную версию
Февраль 16, 2016 at 17:29
Maria BalobanovaАлексей, спасибо за интерес к XLTools!Скачайте надстройку, и ключ пробной лицензии будет отправлен на Ваш email (если нет - проверьте, пожалуйста, папку спам). Пробный период на 14 дней дает полный доступ ко всем возможностям XLTools, в т.ч. Контроль Версий, SQL запросы, т.д.
Февраль 16, 2016 at 18:52
ПавелЗдравствуйте. Хотелось бы попробовать "Контроль версий". Вышлите и мне, пожалуйста, пробную версию.
Ноябрь 6, 2015 at 10:07
Maria BalobanovaПавел, добрый день! Выслала пробную лиценцию на Ваш email.
Ноябрь 6, 2015 at 14:22
ВалентинаДобрый день. Заинтересовала надстройка «Контроль версий». Вышлите мне, пожалуйста, пробную версию. Спасибо вам за вашу работу!
Сентябрь 16, 2015 at 13:24
Maria BalobanovaВалентина, Вам спасибо за интерес к XLTools! Отправила информацию на Ваш email.
Сентябрь 16, 2015 at 16:22
АртурДобрый день! Заинтересовал Ваш продукт -контроль версий, вышлите пожалуйста пробную версию.
Июль 12, 2015 at 14:53
Maria BalobanovaАртур, добрый день. Отправила Вам email - пожалуйста, подтвердите ответным письмом.
Июль 13, 2015 at 14:52
How can we help?