Email рассылки: массовые персонализированные рассылки, не покидая интерфейса Excel

Сегодня массовые рассылки почти по умолчанию предполагают персонализацию. Это касается любых рассылок, от корпоративных новостей до массовых маркетинговых кампаний. И любого способа отправки, от стандартного слияния почты в MS Word до специализированных SendGrid или MailChimp. Зачастую единственный общий знаменатель — это список получателей в Excel. Так возможно ли отправлять массовые персонализированные рассылки без помощи Word или других программ?

Надстройка XLTools «Email рассылки» позволяет создать слияние вашей почты со списком получателей в Excel и отправлять массовые персонализированные рассылки напрямую из интерфейса Excel:

  • Не нужно переключаться между окнами, импортировать данные, запускать Word или другие программы
  • Установка связи с любым вашим email через SMTP — Gmail, Yandex, Outlook, т.д.
  • Вложение файлов любого формата с вашего компьютера
  • Вложение одинаковых файлов всем или разных файлов разным получателям
  • TXT или HTML шаблоны сообщения с любыми персонализированными полями

 

Добавить «Email рассылки» в Excel 2016, 2013, 2010, 2007

Подходит для: Microsoft Excel 2016 – 2007, desktop Office 365 (32-бит и 64-бит).

Скачать надстройку XLTools

Кнопки Email рассылки в Excel

 

Как работать с надстройкой:

 

Кому будет полезна надстройка XLTools «Email рассылки»

Предположим, ваша компания планирует провести мероприятие, и вам нужно отправить email приглашения 50-60 партнёрам. Чтобы сообщения не выглядели как спам, вам нужно, чтобы каждому партнёру пришло персонализированное письмо с обращением по имени. Кроме того, вы не хотите случайно раскрыть контакты всех партнёров в строке «КОМУ» — так что каждое письмо должно быть адресовано только одному партнёру. Надстройка XLTools «Email рассылки» поможет выполнить рассылку именно так, при этом сэкономив вам время.

  • Используйте эту надстройку, если вы привыкли хранить списки контактов в Excel. Все операции выполняются напрямую в интерфейсе Excel — без необходимости переключаться между email, Excel, Word и файлами вложения.
  • Используйте «Email рассылки» для отправки массовых электронных сообщений с любого вашего email аккаунта: Outlook, Gmail, Yandex, Интернет провайдеры, провайдеры веб-хостинга, сервисы SMTP ретрансляции как SendGrid или MailChimp, т.д.
  • «Email рассылки» для рабочих рассылок: отправляйте приглашения партнёрам, напоминания об оплате счета клиентам, презентации коллегам, отчёты об успеваемости студентам, т.д.
  • «Email рассылки» для личных рассылок: отправляйте план совместной поездки друзьям и семье, повестку собрания членам родительского комитета, т.д.
  • «Email рассылки» для маркетинговых рассылок: отправляйте новостную рассылку подписчикам, специальные предложения клиентам, промо-акции читателям блога, т.д.

Обратите внимание, что надстройка XLTools «Email рассылки» не является сервисом email-рассылок — это надстройка Excel для повышения продуктивности работы. И хотя XLTools не устанавливает лимит отправки, ваш почтовый домен его наверняка устанавливает лимит, как и штрафы за его нарушение.

 

Как работает слияние почты в Excel

Надстройка XLTools «Email рассылки» НЕ является сервисом email-рассылок. Это надстройка Excel для повышения продуктивности работы, которая упрощает массовую отправку персонализированных рассылок, с быстрой настройкой параметров:

  1. Свяжите «Email рассылки» со своим email аккаунтом.
  2. Создайте список получателей в таблице Excel.
  3. Создайте шаблон email сообщения, добавьте метки для вставки персонализированных данных.
  4. Нажмите «Отправить» — и отправьте массовую персонализированную рассылку, не покидая интерфейса Excel!

Надстройка «Email рассылки» никак не может повлиять на спам-фильтры какой-либо электронной почты. В конечном итоге, вы не можете предугадать, отправит (или не отправит) почтовый ящик получателя ваше письмо в спам. Каждый почтовый домен устанавливает собственные алгоритмы фильтрации спама.

 

Как связать «Email рассылки» в Excel с вашим почтовым ящиком

Свяжите «Email рассылки» в Excel с вашим почтовым ящиком посредством SMTP (Simple Mail Transfer Protocol — простой протокол передачи электронной почты). Это работает практически с любым email аккаунтом: личной или рабочей почтой на Outlook, Gmail, Yandex, Интернет провайдеры, провайдеры веб-хостинга, сервисы SMTP ретрансляции, т.д.

  1. Нажмите кнопку «Настройки» на вкладке XLTools > Откройте вкладку «Email рассылки (SMTP)».
  2. «Email отправителя» – адрес вашей электронной почты, с которой будет осуществлена рассылка.
    Напр., your_name@gmail.com.
  3. «SMPT Сервер» и «Порт» заполнятся автоматически; в противном случае обратитесь к вашему системному администратору.
  4. «Имя отправителя» – введите свое имя, название компании или любое другое, как оно будет отображаться в почтовом ящике получателей.
    Напр., «Семинары XYZ».
  5. «Имя пользователя» и «Пароль» – привяжите свою электронную почту.
  6. При необходимости отметьте флажком «Использовать SSL/TLS». Криптографические протоколы SSL (Secure Sockets Layer, уровень защищённых сокетов) и TLS (Transport Layer Security, безопасность транспортного уровня) создают безопасную связь между вашим email сервером и вашим компьютером.

Для проверки связи с этой электронной почтой нажмите кнопку «Отправить тестовый Email…». Тестовое сообщение будет сразу же отправлено.

Настройте SMTP и привяжите Email Рассылки к вашему почтовому ящику

 

Как создать список получателей в Excel

Таблица Excel — это удобный способ хранения контактов. Каждая строка содержит сведения об одном получателе. Каждый столбец представляет собой персонализированное поле, напр. Email, Имя, Отчество, т.д. Эта Excel таблица также служит источником данных для «Email рассылок». Данные этих персонализированных полей позднее заместят соответствующие метки в шаблоне email сообщения.

Чтобы создать создание список получателей с нуля:

  1. Нажмите кнопку «Email рассылок» «Создать список рассылки» на панели XLTools.
  2. Отметьте флажками нужные поля, напр., Имя, Фамилия.
    Внимание: столбец «Email» добавляется по умолчанию.
  3. Отметьте флажком «Вложение», если вы хотите приложить файлы.
  4. Укажите, поместить ли список рассылки на новый или на существующий лист. 
  5. Нажмите «Создать» > Готово.
  6. Заполните таблицу своими данными. При необходимости вручную добавьте столбцы для других персонализированных полей, напр. «РегНомер». Число столбцов не ограничено.

Создать список рассылки в Excel: таблица получателей Email рассылки

 

Чтобы использовать свой существующий список контактов:

  1. Откройте ваш список контактов в Excel.
  2. Отформатируйте список как таблицу:
    Выделите диапазон > На вкладке «Главная» нажмите «Форматировать как таблицу» > Выберете любой подходящий стиль таблицы.
  3. Присвойте заголовки столбцам, напр., «Email», «Имя», «Фамилия», «РегНомер», «Вложение», т.д.

Редактирование списка рассылки в Excel: добавить персонализированные поля для Email рассылки

 

Как вложить файлы в сообщения email рассылки

Вы можете вложить 1 или 2 файла каждому получателю вашей рассылки. Вы можете вложить файл любого формата: PDF, DOCX, PPTX, XLSX, JPEG, т.д. Учтите ограничения вашего почтового домена на размер вложений. Обычно, размер сообщения с вложениями не может превышать 10-20 MB.

  1. Откройте свой список получателей.
  2. Добавьте столбец для указания файловых вложений:
    • Чтобы приложить один файл: добавьте один столбец, напр. «Вложение 1».
    • Чтобы приложить два файла: добавьте два столбца, напр. «Вложение 1» и «Вложение 2».
  3. Укажите путь к файлу на вашем компьютере, напр., C:\Documents\Программа-Семинара.pdf.
    • Чтобы отправить один и тот же файл всем получателям: скопируйте путь к файлу во все ячейки столбца вложений.
    • Чтобы отправить разные файлы разным получателям: укажите путь к файлам для каждого получателя индивидуально.
    • Чтобы не отправлять вложений некоторым получателям: оставьте соответствующие ячейки пустыми.

Указанные файлы будут прикреплены к письмам в вашей рассылки. Далее перейдите к созданию шаблона email сообщения.

 

Как создать шаблон email сообщения и отправить персонализированную рассылку

Email шаблон — это некая заготовка, обезличенное email сообщение. Использование в шаблоне общих меток даёт возможность автоматически персонализировать каждое письмо: надстройка «Email рассылки» возьмёт данные из вашего списка контактов в Excel и заменит эти общие метки конкретными данными для каждого получателя. К примеру, она заменит общую метку [Имя] на имя получателя «Александр».

  1. Нажмите кнопку «Отправить рассылку» на вкладке XLTools > Откроется диалоговое окно.
  2. Укажите диапазон списка рассылки, включая заголовки.
  3. Подтвердите столбец, который содержит email адреса получателей:
    Напр., выберите поле «Email».
  4. Подтвердите столбцы, которые содержат пути к файлам вложений:
    Напр., выберите поля «Вложение 1» и «Вложение 2».
  5. Напишите «Тему сообщения» так, как она должна отображаться в почтовом ящике получателя.
    Напр., напечатайте «Подтверждение участия в семинаре».
  6. Введите текст сообщения в редакторе:
    • Напечатайте текст сообщения. При необходимости используйте инструменты форматирования текста: шрифт, цвет, выравнивание, вставить ссылку, вставить изображение, т.д.
    • Или, нажмите кнопку «Загрузить HTML из файла», чтобы использовать свой существующий HTML шаблон.
  7. Выбирайте метки из списка возможных и вставляйте их в квадратных скобках:
    Напр., [Имя], [РегНомер].

Создание шаблона email сообщения для массовой рассылки с XLTools Email Рассылки

 

Внимание: после нажатия кнопки «Отправить» и до окончания отправки будет невозможно внести изменения в список получателей или в шаблон сообщения. Рекомендуем сначала протестировать рассылку. Напр., создайте тестовый список получателей, указав в нём только свои email адреса — и отправьте email себе. Проверьте, чтобы метки корректно замещались персонализированными данными, чтобы в тексте и теме письма не было ошибок и опечаток. Убедитесь, что ваше сообщение выглядит профессионально.

Как только вы нажмёте «Отправить», XLTools «Email рассылки» сразу же начнёт отправку массовой персонализированной рассылки:

  • Email сообщения отправляются одно за другим, напрямую из интерфейса Excel.
  • Статус отправки (либо Sent — отправлено, либо указание ошибки — error) появится в последнем столбце вашего списка рассылки.
  • Отправленные сообщения вы сможете найти в «Исходящих» или «Отправленных» письмах в своём почтовом ящике.
  • Внимание: статус доставки сообщения не отслеживается.

Нажмите "Отправить" и разошлите массовую персонализированную email рассылку напрямую из интерфейса Excel

 

Как выглядит сообщение, отправленное «Email рассылкой», в почтовом ящике получателя

  • Каждый человек из вашего Excel списка рассылки получает персонализированное email сообщение.
  • Каждое сообщение отправляется индивидуально — получатель не видит email адреса других получателей.
  • Все метки корректно замещаются данными для каждого конкретного получателя.
  • Указанные файлы автоматически прикрепляются к сообщению.

Вид Email сообщения, отправленного с XLTools Email Рассылки,  в ящике получиталя

Настройки для XLTools Email Рассылки и email сообщение в почте получателя

 

Какой лимит отправки сообщений в XLTools «Email рассылки»

Надстройка XLTools «Email рассылки» не является сервисом email-рассылок и не ограничивает число отправляемых email сообщений. Массовая рассылка отправляется с вашего email аккаунта.

Внимание: у каждого почтового домена (поставщика услуг электронной связи) существует своя политика о квотах исходящих сообщений, размера вложений и размера почтового ящика. Превышение лимита отправки грозит блокировкой, занесением в чёрный список или другими санкциями. Свяжитесь с вашим поставщиком и уточните свой лимит на отправку электронных сообщений посредством SMTP.

  • Бесплатные email аккаунты предназначены для личной переписки и не созданы для массовых рассылок. Напр., лимит на Gmail и Yandex составляет около 50-100 писем/день.
  • Рабочая почта или собственные SMTP-серверы допускают гораздо большее число отправленных сообщений.
  • Специализированные сервисы email рассылок, напр. SendGrid или MailChimp, предлагают тысячи сообщений в месяц в зависимости от типа подписки.

 

Появились вопросы или предложения? Оставьте комментарий ниже.

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *