Отправляйте email рассылку прямо из интерфейса Excel (слияние с почтой без Word)

Сегодня массовые рассылки почти по умолчанию предполагают персонализацию. Это касается любых рассылок, от корпоративных новостей до массовых маркетинговых кампаний. И любого способа отправки, от стандартного слияния почты в MS Word до специализированных SendGrid или MailChimp. Зачастую единственный общий знаменатель — это список получателей в Excel. Так возможно ли отправлять массовые персонализированные рассылки без помощи Word или других программ?

Инструмент XLTools «Email рассылки» позволяет создать слияние вашей почты со списком получателей в Excel и отправлять массовые персонализированные рассылки напрямую из интерфейса Excel:

  • Не нужно переключаться между окнами, импортировать данные, запускать Word или другие программы
  • Установка связи с любым вашим email через SMTP: Gmail, Yandex, Outlook, т.д.
  • Вложение файлов любого формата с вашего компьютера
  • Вложение одинаковых файлов всем или разных файлов разным получателям
  • TXT или HTML шаблоны сообщения с любыми персонализированными полями

Когда надстройка «Email рассылки» наиболее полезна

Предположим, ваша компания планирует провести мероприятие, и вам нужно отправить email приглашения 50-60 партнёрам. Чтобы сообщения не выглядели как спам, вам нужно, чтобы каждому партнёру пришло персонализированное письмо с обращением по имени. Кроме того, вы не хотите случайно раскрыть контакты всех партнёров в строке «КОМУ» — так что каждое письмо должно быть адресовано только одному партнёру. Надстройка XLTools «Email рассылки» поможет выполнить рассылку именно так, при этом сэкономив вам время.

  • Используйте эту надстройку, если вы привыкли хранить списки контактов в Excel. Все операции выполняются напрямую в интерфейсе Excel — без необходимости переключаться между email, Excel, Word и файлами вложения.
  • Используйте «Email рассылки» для отправки массовых электронных сообщений с любого вашего email аккаунта: Outlook, Gmail, Yandex, Интернет провайдеры, провайдеры веб-хостинга, сервисы SMTP ретрансляции как SendGrid или MailChimp, т.д.
  • «Email рассылки» для рабочих рассылок: отправляйте приглашения партнёрам, напоминания об оплате счета клиентам, презентации коллегам, отчёты об успеваемости студентам, т.д.
  • «Email рассылки» для личных рассылок: отправляйте план совместной поездки друзьям и семье, повестку собрания членам родительского комитета, т.д.
  • «Email рассылки» для маркетинговых рассылок: отправляйте новостную рассылку подписчикам, специальные предложения клиентам, промо-акции читателям блога, т.д.

Обратите внимание, что надстройка XLTools «Email рассылки» не является сервисом email-рассылок — это надстройка Excel для повышения продуктивности работы. И хотя XLTools не устанавливаетлимит отправки, ваш почтовый домен его наверняка устанавливает лимит, как и штрафы за его нарушение.

Как работает слияние почты в Excel

Надстройка XLTools «Email рассылки» НЕ является сервисом email-рассылок. Это надстройка Excel для повышения продуктивности работы, которая упрощает массовую отправку персонализированных рассылок, с быстрой настройкой параметров:

  1. Свяжите «Email рассылки» со своим email аккаунтом.
  2. Создайте список получателей в таблице Excel.
  3. Создайте шаблон email сообщения, добавьте метки для вставки персонализированных данных.
  4. Нажмите «Отправить» — и отправьте массовую персонализированную рассылку, не покидая интерфейса Excel!
Внимание:Надстройка «Email рассылки» никак не может повлиять на спам-фильтры какой-либо электронной почты. В конечном итоге, вы не можете предугадать, отправит (или не отправит) почтовый ящик получателя ваше письмо в спам. Каждый почтовый домен устанавливает собственные алгоритмы фильтрации спама.

Как связать «Email рассылки» в Excel с вашим почтовым ящиком

Свяжите «Email рассылки» в Excel с вашим почтовым ящиком посредством SMTP (Simple Mail Transfer Protocol — простой протокол передачи электронной почты). Это работает практически с любым email аккаунтом: личной или рабочей почтой на Outlook, Gmail, Yandex, Интернет провайдеры, провайдеры веб-хостинга, сервисы SMTP ретрансляции, т.д.

Нажмите кнопкуНастройкина вкладке XLToolsb Откройте вкладкуEmail рассылки (SMTP).

  • «Email отправителя» – адрес вашей электронной почты, с которой будет осуществлена рассылка.

    Напр., your_name@gmail.com.

  • «SMPT Сервер» и «Порт» заполнятся автоматически; в противном случае обратитесь к вашему системному администратору.
  • «Имя отправителя» – введите свое имя, название компании или любое другое, как оно будет отображаться в почтовом ящике получателей.

    Напр., «Семинары XYZ».

  • «Имя пользователя» и «Пароль» – привяжите свою электронную почту.
  • При необходимости отметьте флажкомИспользовать SSL/TLS. Криптографические протоколы SSL (Secure Sockets Layer, уровень защищённых сокетов) и TLS (Transport Layer Security, безопасность транспортного уровня) создают безопасную связь между вашим email сервером и вашим компьютером.

Для проверки связи с этой электронной почтой нажмите кнопкуОтправить тестовый Email…. Тестовое сообщение будет сразу же отправлено.

Как создать список получателей в Excel

Таблица Excel — это удобный способ хранения контактов. Каждая строка содержит сведения об одном получателе. Каждый столбец представляет собой персонализированное поле, напр. Email, Имя, Отчество, т.д. Эта Excel таблица также служит источником данных для «Email рассылок». Данные этих персонализированных полей позднее заместят соответствующие метки в шаблоне email сообщения.

Чтобы создать создание список получателей с нуля:

  1. Нажмите кнопкуСоздать список рассылкина панели XLTools.
  2. Отметьте флажками нужные поля, напр., Имя, Фамилия.
    Внимание:столбец «Email» добавляется по умолчанию.
  3. Отметьте флажкомВложение, если вы хотите приложить файлы.
  4. Укажите, поместить ли список рассылки на новый или на существующий лист.
  5. НажмитеСоздать Готово.
  6. Заполните таблицу своими данными. При необходимости вручную добавьте столбцы для других персонализированных полей, напр. «РегНомер». Число столбцов не ограничено.

Чтобы использовать свой существующий список контактов:

  1. Откройте ваш список контактов в Excel.
  2. Отформатируйте список как таблицу:

    Выделите диапазон На вкладке «Главная» нажмитеФорматировать как таблицу Выберете любой подходящий стиль таблицы.

  3. Присвойте заголовки столбцам, напр., «Email», «Имя», «Фамилия», «РегНомер», «Вложение», т.д.

Как вложить файлы в сообщения email рассылки

Вы можете вложить 1 или 2 файла каждому получателю вашей рассылки. Вы можете вложить файл любого формата: PDF, DOCX, PPTX, XLSX, JPEG, т.д. Учтите ограничения вашего почтового домена на размер вложений. Обычно, размер сообщения с вложениями не может превышать 10-20 MB.

  1. Откройте свойсписок получателей.
  2. Добавьте столбец для указания файловых вложений:

    • Чтобы приложить один файл:

    Добавьте один столбец, напр. «Вложение 1».

    • Чтобы приложить два файла: Добавьте два столбца, напр. «Вложение 1» и «Вложение 2».
  3. Укажите путь к файлу на вашем компьютере, напр., C:\Documents\Программа-Семинара.pdf.

    • Чтобы отправить один и тот же файл всем получателям:

    Скопируйте путь к файлу во все ячейки столбца вложений.

    • Чтобы отправить разные файлы разным получателям:

    Укажите путь к файлам для каждого получателя индивидуально.

    • Чтобы не отправлять вложений некоторым получателям:

    Оставьте соответствующие ячейки пустыми.

Указанные файлы будут прикреплены к письмам в вашей рассылки. Далее перейдите ксозданию шаблона email сообщения.

Как создать шаблон email сообщения и отправить персонализированную рассылку

Email шаблон — это некая заготовка, обезличенное email сообщение. Использование в шаблоне общих меток даёт возможность автоматически персонализировать каждое письмо: надстройка «Email рассылки» возьмёт данные из вашегосписка контактов в Excelи заменит эти общие метки конкретными данными для каждого получателя. К примеру, она заменит общую метку [Имя] на имя получателя «Александр».

  1. Нажмите кнопкуОтправить рассылкуна вкладке XLTools Откроется диалоговое окно.
  2. Укажите диапазон списка рассылки, включая заголовки.
  3. Подтвердите столбец, который содержит email адреса получателей:

    Напр., выберите полеEmail.

  4. Подтвердите столбцы, которые содержат пути к файлам вложений:

    Напр., выберите поляВложение 1илиВложение 2.

  5. Напишите «Тему сообщения» так, как она должна отображаться в почтовом ящике получателя.

    Напр., напечатайте «Подтверждение участия в семинаре».

  6. Введите текст сообщения в редакторе:

    • Напечатайте текст сообщения. При необходимости используйте инструменты форматирования текста: шрифт, цвет, выравнивание, вставить ссылку, вставить изображение, т.д.
    • Или, нажмите кнопкуЗагрузить HTML из файла, чтобы использовать свой существующий HTML шаблон.
  7. Выбирайте метки из списка возможных и вставляйте их в квадратных скобках:

    Напр., [Имя], [РегНомер].

Внимание:после нажатия кнопкиОтправитьи до окончания отправки будет невозможно внести изменения в список получателей или в шаблон сообщения.

Рекомендуем сначала протестировать рассылку. Напр., создайте тестовый список получателей, указав в нём только свои email адреса — и отправьте email себе. Проверьте, чтобы метки корректно замещались персонализированными данными, чтобы в тексте и теме письма не было ошибок и опечаток. Убедитесь, что ваше сообщение выглядит профессионально.

Как только вы нажмётеОтправить, XLTools «Email рассылки» сразу же начнёт отправку массовой персонализированной рассылки:

  • Email сообщения отправляются одно за другим, напрямую из интерфейса Excel.
  • Статус отправки (либо Sent — отправлено, либо указание ошибки — error) появится в последнем столбце вашего списка рассылки.
  • Отправленные сообщения вы сможете найти в «Исходящих» или «Отправленных» письмах в своём почтовом ящике.
Внимание:статус доставки сообщения не отслеживается.

Как выглядит сообщение, отправленное «Email рассылкой», в почтовом ящике получателя

  • Каждый человек из вашего Excel списка рассылки получает персонализированное email сообщение.
  • Каждое сообщение отправляется индивидуально — получатель не видит email адреса других получателей.
  • Все метки корректно замещаются данными для каждого конкретного получателя.
  • Указанные файлы автоматически прикрепляются к сообщению.

Какой лимит отправки сообщений в XLTools «Email рассылки»

Надстройка XLTools «Email рассылки» не является сервисом email-рассылок и не ограничивает число отправляемых email сообщений. Массовая рассылка отправляется с вашего email аккаунта.

Внимание:у каждого почтового домена (поставщика услуг электронной связи) существует своя политика о квотах исходящих сообщений, размера вложений и размера почтового ящика. Превышение лимита отправки грозит блокировкой, занесением в чёрный список или другими санкциями. Свяжитесь с вашим поставщиком и уточните свой лимит на отправку электронных сообщений посредством SMTP.
  • Бесплатные email аккаунты предназначены для личной переписки и не созданы для массовых рассылок. Напр., лимит на Gmail и Yandex составляет около 50-100 писем/день.
  • Рабочая почта или собственные SMTP-серверы допускают гораздо большее число отправленных сообщений.
  • Специализированные сервисы email рассылок, напр. SendGrid или MailChimp, предлагают тысячи сообщений в месяц в зависимости от типа подписки.
Any questions or suggestions?
ИванДобрый день, у меня ошибка Серверу SMTP требовалось защищенное соединение
Август 18, 2020 at 08:45
ЛаураЗдравствуйте. Я создала рассылку, отправила письмо, написано, что отправлено, но на самом деле письмо не доходит
Июль 23, 2020 at 07:40
АннаДобрый день. Можно ли добавить несколько основных адресатов? (одно письмо - несколько получателей)
Октябрь 30, 2019 at 16:55
Maria BalobanovaАнна, да, надстройка именно так и работает. Вы составляете письмо и отправляете его всем адресатам в Вашей таблице Excel.
Октябрь 30, 2019 at 17:46
АннаИ получатели будут видеть кому еще было адресовано это письмо?
Октябрь 31, 2019 at 10:25
Maria BalobanovaНет, это персонализированная рассылка. В графе "Кому" будет только один адрес - то есть каждый получатель видит только свой email. Ну и, конечно, Ваш email отправителя.
Октябрь 31, 2019 at 12:51
КириллДобрый день, а возможно создать рассылку на 100 - 500 адресов?
Октябрь 24, 2019 at 14:32
Maria BalobanovaКирилл, добрый день! Надстройка лишь помогает подключиться к Вашему email аккаунту через SMTP - а число писем в рассылке (100-500 или более адресов) определяется возможностями Вашего почтового сервиса. Проверьте, пожалуйста, правила Вашего сервиса на отправку сообщений посредством SMTP. Напр., лимит на Gmail и Yandex составляет около 50-100 писем/день. Обратите внимание, что за нарушение правил почтовые сервисы могут устанавливать санкции.
Октябрь 25, 2019 at 12:46
ОльгаЗдравствуйте! Есть ли возможность отправлять файл, например, трем людям, при этом все будут видеть, что им отправили (один основной, два в копии)
Октябрь 18, 2019 at 16:37
Maria BalobanovaОльга, добрый день! Увы, в надстройке пока нельзя задать адресатов в копии (CC, BCC), то есть каждый получатель письма увидит только свой email. Но мы планируем добавить такую возможность в следующих релизах.
Октябрь 18, 2019 at 20:12
ЮлияДобрый день. Купила вашу программу - не могу сделать рассылку - тестовое письмо не отправляется. Выдает ошибку. С интернетом все ок, все данные внесены верно.
Июнь 14, 2019 at 22:09
Maria BalobanovaЮлия, добрый день! Спасибо, что купили надстройку. Чтобы разобраться, в чем дело, нам нужно больше информации. Отправила Вам email.
Июнь 17, 2019 at 11:57
НатальяДобрый день! В диалоговом окне функции "Отправить Email рассылку" поле для текста сообщения закрывает функциональные кнопки "отправить", "отмена". Уменьшение размера диалогового окна не помогли. Подскажите, пожалуйста, как изменить размер поля для печати? Спасибо.
Март 10, 2019 at 21:47
Maria BalobanovaНаталья, добрый день! Возможно, это связано с настройками масштаба окна Excel. Попробуйте установить на 100% в правом нижнем углу книги Excel. Отправила вам email, будем разбираться.
Март 11, 2019 at 11:48
ДенисДобрый день! Подскажите пожалуйста, скачал надстройку, протестировать рассылку, но она почему то не работает. При отправке тестового письма пишет "Произошла ошибка при отправке тестового email сообщения. Проверьте внимательно настройки и подключение к сети". Подскажите в чем может быть проблема?
Январь 28, 2019 at 16:21
Maria BalobanovaДенис, добрый день! Похоже, что или неверно настроены параметры SMTP сервера, или подключение к интернету нестабильно. Нужно чуть больше информации. Отправила вам email, попробуем разобраться.
Январь 29, 2019 at 12:56
АндрейДобрый день. Подскажите, пожалуйста. Сделала рассылку. Статус - отправлено. Но в Отправленных и Исходящих сообщений нет в почте. Спасибо.
Ноябрь 9, 2018 at 10:51
Maria BalobanovaАндрей, добрый день! Некоторые почтовые сервисы ограничивают доступ по SMTP, поэтому письма могут не отображаться в отправленных. Мы работаем над этим. Чтобы понять, в чем дело в Вашем случае, нужно больше информации. Отправила Вам email.
Ноябрь 9, 2018 at 14:08
How can we help?