Email рассылки из Excel

Массовые email рассылки клиентам, поставщикам, партнёрам, подписчикам и даже коллегам стали неотъемлемой частью деловой коммуникации. По мере увеличения списка контактов, возникает потребность в едином шаблоне, который бы предусматривал вставки персонализированных данных получателя: имени, должности, адреса, т.д. Зачастую такая информация о получателях хранится в таблицах Excel. Тем не менее, настроить свою электронную почту на извлечение данных из таблицы Excel – довольно трудоемкая задача.

Надстройка «Email рассылки» от XLTools поможет быстро и легко подготовить и выполнить массовую персонализированную рассылку. Вне зависимости от вашего почтового домена XLTools «Email рассылки» отправит электронные сообщения напрямую из Excel. Теперь нет необходимости переключаться между окнами, импортировать данные или запускать дополнительные приложения.

Как работать с надстройкой «Email рассылки»:

1. Создайте список получателей на листе Excel:

  • Чтобы создать список с нуля, нажмите кнопку «Создать список рассылки» на панели XLTools. Отметьте нужные поля, напр., Имя, Фамилия, Компания, — они же будут использованы в качестве персонализированных вставок в сообщении. Выберете первую ячейку для вставки списка получателей и нажмите «Создать». XLTools мгновенно сгенерирует таблицу.
  • По умолчанию первым столбцом будет сгенерирован «Email», поскольку таблица получателей должна состоять как минимум из одной колонки с адресом электронной почты. Остальные поля являются дополнительными и их число не ограничено. Вы можете вручную добавить любые другие, напр., «Продукт», «Купон».
  • Чтобы использовать уже существующий список получателей, убедитесь, что ваш список правильно отформатирован: Выделите список > На вкладке «Главная» нажмите «Форматировать как таблицу» > Выберете любой стиль таблицы.

XLTools Email Рассылки: Создать Список получателей

2. Настройте параметры «Email рассылки (SMTP)»:

  • Выделите таблицу получателей и нажмите кнопку «Отправить рассылку» на панели XLTools. При создании первой рассылки XLTools попросит заполнить параметры вашей учётной записи и SMPT-сервера. Нажмите OK – откроется окно настроек.
  • «Email отправителя» – адрес вашей электронной почты, с которого будет отправлена рассылка. XLTools поддерживает большинство доменов: Outlook, Gmail, Hotmail, Yahoo, Yandex, Mail, SendGrid, т.д.
  • «SMPT Сервер» и «Порт» заполнятся автоматически. В противном случае обратитесь к вашему системному администратору.
  • «Имя отправителя» – введите свое имя, название компании или любое другое, как оно будет отображаться в почтовом ящике получателей.
  • «Имя пользователя» и «Пароль» – войдите в свою учётную запись.
  • Нажмите кнопку «Отправить тестовый email» и проверьте свой почтовый ящик – вам было отправлено автоматическое сообщение для тестирования настроек XLTools «Email рассылки».

Внимание: XLTools не устанавливает ограничения по числу отправляемых сообщений. Тем не менее, почтовые домены устанавливают свои лимиты: Gmail и Yandex могут заблокировать личный аккаунт при оправке более 100 сообщений в день. Крупномасштабные маркетинговые кампании мы рекомендуем проводить с собственного SMTP-сервера или релейного сервиса, напр. SendGrid. «Email рассылки» XLTools осуществимы также и с этих аккаунтов.

XLTools Email Рассылки: SMTP настройки email аккаунта

3. Создайте шаблон сообщения массовой рассылки:

  • Выделите таблицу получателей и нажмите кнопку «Отправить рассылку» на панели XLTools.
  • Укажите колонку с email адресами получателей.
  • Напишите «Тему сообщения» так, как она должна отображаться в ящике получателя.
  • Просмотрите все возможные персонализированные вставки для этого шаблона.
  • В текстовом редакторе ниже вы можете сразу же создать краткий шаблон. При создании персонализированной вставки заключите её в квадратные скобки.
  • В качестве шаблона вы также можете загрузить существующий файл (формат TXT или HTML). Используйте те же персонализированные вставки.
  • Нажмите «Отправить», и XLTools «Email рассылки» автоматически отправит электронные сообщения каждому получателю из вашего списка.

Внимание: после нажатия кнопки «Отправить» и до окончания отправки будет невозможно внести изменения в таблицу получателей или в шаблон сообщения. Мы рекомендуем сначала создать тестовый список получателей и указать только свои email адреса. Проверьте, что персонализированные вставки отображаются корректно, что в тексте и теме письма нет ошибок и опечаток.

XLTools Email Рассылки: cоздать iаблон cообщения TXT или прикрепить HTML

XLTools Email Рассылки: email отправлен

Готово! XLTools «Email рассылки» обработает все сообщения. Сведения о результатах отправки можно увидеть в последней колонке списка получателей.

 

Появились вопросы или комментарии? Свяжитесь с нами или оставьте свой отзыв ниже.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *