Как сделать так

Способы контроля изменений при совместной работе с документами Excel

Команда XLTools
30 марта, 2016
 читать 3 мин
505 просмотров
no comments

Компании, в которых активно используют Microsoft Excel для бизнес-аналитики и отчётности, часто сталкиваются с необходимостью организовать совместную работу c документами. Тогда в первую очередь поднимаются вопросы сохранности данных и удобного учёта изменений в рабочей книге. Оптимально организовать процесс поможет надстройка XLTools «Контроль версий».

Как отслеживать изменения в книгах Excel

Работая в Excel, можно случайно ввести неверные значения или даже удалить ценные данные. Такие досадные ошибки знакомы каждому пользователю. Неосторожность может привести к искажению данных и поставить под сомнение достоверность отчётов. А если с документом работает несколько человек, риск только возрастает. Как решить эту проблему?

  • Можно регулярно сохранять резервные копии книг:

    Такой подход приводит к целому списку однотипных файлов “FileFinal1”, “FileFinal2”, “File_FinalFinal”, т.д. В этих копиях сложно ориентироваться, они могут занять много места на диске, а сравнить два документа довольно проблематично.

  • Можно воспользоваться инструментом отслеживания изменений (Track Changes):

    Эта функция многим знакома скорее по работе в Word. Принцип тот же: исправления регистрируются для каждой ячейки, их можно принимать или отклонять. Но эта функция не предусматривает возможности возврата к ранним версиям, поэтому по-прежнему нужно создавать резервные копии, а журнал изменений хранится ограниченное время.

  • Можно приобрести специализированную программу:

    Подобные решения, как правило, предлагают хранить историю документов в облачных хранилищах. Они требуют времени на освоение программы, а стоимость может превышать $1000 в год в зависимости от числа пользователей и условий подписки на сервис.

  • Можно установить XLTools «Контроль версий» и преодолеть эти ограничения.

Возможности XLTools «Контроль версий»

C XLTools вы сможете удобно организовать учёт изменений прямо из интерфейса Excel — а главное, вы будете уверены в сохранности своих данных.

  • Удобно как для самостоятельной работы, так и для удалённых команд;
  • Отслеживайте, кто и когда вносил изменения;
  • Сравнивайте любые версии с подсветкой изменений;
  • Сохраняйте изменения в удобное время как отдельные версии книги;
  • При желании, добавляйте комментарии к версиям;
  • Просматривайте и восстанавливайте предыдущие версии;
  • Вся история хранится в git-репозитории и не занимает много места на диске;
  • XLTools не требует долгого обучения и органично списывается в Excel;
  • Все лицензии XLTools бессрочные, с бесплатными обновлениями в течение года;

Кроме того, недавно мы выпустили долгожданное обновление —«Контроль версий VBA»для учёта изменений в макросах Excel.

Tags:
Контроль версийНадстройки Excel
Any questions or comments?
Related articles:
Be the first to know