Способы контроля изменений при совместной работе с документами Excel
30 марта, 2016
читать 3 мин
нет комментариев
Компании, в которых активно используют Microsoft Excel для бизнес-аналитики и отчётности, часто сталкиваются с необходимостью организовать совместную работу c документами. Тогда в первую очередь поднимаются вопросы сохранности данных и удобного учёта изменений в рабочей книге. Оптимально организовать процесс поможет надстройка XLTools «Контроль версий».
Как отслеживать изменения в книгах Excel
Работая в Excel, можно случайно ввести неверные значения или даже удалить ценные данные. Такие досадные ошибки знакомы каждому пользователю. Неосторожность может привести к искажению данных и поставить под сомнение достоверность отчётов. А если с документом работает несколько человек, риск только возрастает. Как решить эту проблему?
Можно регулярно сохранять резервные копии книг:
Такой подход приводит к целому списку однотипных файлов “File_Final_1”, “File_Final_2”, “File_FinalFinal”, т.д. В этих копиях сложно ориентироваться, они могут занять много места на диске, а сравнить два документа довольно проблематично.
Можно воспользоваться инструментом отслеживания изменений (Track Changes):
Эта функция многим знакома скорее по работе в Word. Принцип тот же: исправления регистрируются для каждой ячейки, их можно принимать или отклонять. Но эта функция не предусматривает возможности возврата к ранним версиям, поэтому по-прежнему нужно создавать резервные копии, а журнал изменений хранится ограниченное время.
Можно приобрести специализированную программу:
Подобные решения, как правило, предлагают хранить историю документов в облачных хранилищах. Они требуют времени на освоение программы, а стоимость может превышать $1000 в год в зависимости от числа пользователей и условий подписки на сервис.
Можно установить XLTools «Контроль версий» и преодолеть эти ограничения.
Возможности XLTools «Контроль версий»
C XLTools вы сможете удобно организовать учёт изменений прямо из интерфейса Excel — а главное, вы будете уверены в сохранности своих данных.
![](/static/6a5e70729f521832318901fac8aac2c5/5e655/email-terminal-server-version-control-e1459501397192.png)
- Удобно как для самостоятельной работы, так и для удалённых команд;
- Отслеживайте, кто и когда вносил изменения;
- Сравнивайте любые версии с подсветкой изменений;
- Сохраняйте изменения в удобное время как отдельные версии книги;
- При желании, добавляйте комментарии к версиям;
- Просматривайте и восстанавливайте предыдущие версии;
- Вся история хранится в git-репозитории и не занимает много места на диске;
- XLTools не требует долгого обучения и органично списывается в Excel;
- Все лицензии XLTools бессрочные, с бесплатными обновлениями в течение года;
![10 формул Excel для опытных пользователей](/static/81fa189e8dfc2ecd5d7fdaa4b51bc3d0/70b84/blog-10-excel-formulas-for-advanced-users.png)
15 июля, 2022
читать 10 мин
![Автоматизация обработки таблиц в Excel [Разбор кейса] | Блог о продуктивности в Excel](/static/353d2223d5b03f3759575cb156ce656e/2dd40/blog-automate-data-manipulation-in-excel.jpg)
31 октября, 2017
читать 10 мин
Subscribe to occasional emails with special offers, updates and other XLTools news.