Способы контроля изменений при совместной работе с документами Excel

Компании, в которых активно используют Microsoft Excel для бизнес-аналитики и отчётности, часто сталкиваются с необходимостью организовать совместную работу c документами. Тогда в первую очередь поднимаются вопросы сохранности данных и удобного учёта изменений в рабочей книге. Оптимально организовать процесс поможет надстройка XLTools «Контроль версий».

Как отслеживать изменения в книгах Excel

Работая в Excel, можно случайно ввести неверные значения или даже удалить ценные данные. Такие досадные ошибки знакомы каждому пользователю. Неосторожность может привести к искажению данных и поставить под сомнение достоверность отчётов. А если с документом работает несколько человек, риск только возрастает. Как решить эту проблему?

• Можно регулярно сохранять резервные копии книг:

  Такой подход приводит к целому списку однотипных файлов “File_Final_1”, “File_Final_2”, “File_FinalFinal”, т.д. В этих копиях сложно ориентироваться, они могут занять много места на диске, а сравнить два документа довольно проблематично.

• Можно воспользоваться инструментом отслеживания изменений (Track Changes):

  Эта функция многим знакома скорее по работе в Word. Принцип тот же: исправления регистрируются для каждой ячейки, их можно принимать или отклонять. Но эта функция не предусматривает возможности возврата к ранним версиям, поэтому по-прежнему нужно создавать резервные копии, а журнал изменений хранится ограниченное время.

• Можно приобрести специализированную программу:

  Подобные решения, как правило, предлагают хранить историю документов в облачных хранилищах. Они требуют времени на освоение программы, а стоимость может превышать $1000 в год в зависимости от числа пользователей и условий подписки на сервис.

• Можно установить XLTools «Контроль версий» и преодолеть эти ограничения.

Возможности XLTools «Контроль версий»

C XLTools вы сможете удобно организовать учёт изменений прямо из интерфейса Excel — а главное, вы будете уверены в сохранности своих данных.

• Удобно как для самостоятельной работы, так и для удалённых команд;
• Отслеживайте, кто и когда вносил изменения;
• Сравнивайте любые версии с подсветкой изменений;
• Сохраняйте изменения в удобное время как отдельные версии книги;
• При желании, добавляйте комментарии к версиям;
• Просматривайте и восстанавливайте предыдущие версии;
• Вся история хранится в git-репозитории и не занимает много места на диске;
• XLTools не требует долгого обучения и органично списывается в Excel;
• Все лицензии XLTools бессрочные, с бесплатными обновлениями в течение года;
• Узнать больше

Кроме того, недавно мы выпустили долгожданное обновление — «Контроль версий VBA» для учёта изменений в макросах Excel.